L’accueil téléphonique représente un élément important au sein du service client. C’est en effet un service qui traite les appels (essentiellement entrants) des clients. L’entreprise se doit d’accorder une attention particulière à la qualité de sa permanence téléphonique. Pour cela, il lui est tout indiqué de s’intéresser à la stratégie de l’externalisation. Cela implique que le service soit confié à une agence spécialisée dans le domaine. Mais comment trouver le prestataire idéal ? Voici notamment quelques conseils à mettre en pratique.
Faire des recherches de son Centre d’accueil téléphonique au bon endroit
Lorsque les dirigeants d’une société optent pour l’externalisation de leur service d’accueil téléphonique, il leur est recommandé de bien s’organiser. Avant de se lancer, il serait mieux de se renseigner sur cette solution qui ne date pas d’hier. D’autant plus qu’elle propose des résultats en accord avec les réalités de l’environnement entrepreneurial. L’externalisation c’est en fait le transfert de tout ou une partie d’un service au sein d’une organisation vers un partenaire externe. On peut pour ainsi dire parler également de sous-traitance.
Externaliser son accueil téléphonique c’est confier la gestion des appels (entrants et sortants) de la société à une agence experte en la matière. Il est indispensable de bien choisir son centre d’accueil téléphonique externe afin de disposer d’un service de qualité. Le premier conseil que l’on peut donner pour y parvenir est de faire des recherches au bon endroit. Il est souvent indiqué de sonder Internet pour trouver la perle rare. La toile regorge effectivement d’agences qui proposent leurs services. Le web offre un terrain d’investigation riche et surtout « à jour ». Les entreprises pourront aisément trouver quelques entreprises avec un bon potentiel, dans des délais appréciables.
Établir une feuille de route précise à l’usage de l’entreprise et du sous-traitant
Le fait de mener à bien une stratégie d’externalisation de son accueil téléphonique ne s’improvise pas. Les dirigeants des entreprises ont le devoir de planifier leurs actions. Établir une feuille de route s’avère nécessaire pour que le processus soit le plus organisé possible. C’est un document qui relatera quelques éléments de réponses aux questions suivantes :
- Quels sont les réels besoins de l’entreprise ?
- Quelles peuvent être les solutions idéales pour répondre à ces fameux besoins ?
Au fur et à mesure que les réponses se feront plus détaillées, la feuille de route sera plus claire et plus étoffée. Une fois prête, elle servira aussi bien à l’entreprise qu’au prestataire. Son élaboration entre dans la méthode pour trouver l’agence experte en externalisation idéale. La raison en est que la société ne devrait retenir la candidature des partenaires potentiels que si ces derniers peuvent accomplir les actions relatées dans le document.
Vérifier certains détails sur le compte du prestataire
L’entreprise devra trouver un prestataire digne de confiance pour assurer la qualité de son accueil téléphonique. Dans ses recherches, la société aura tout intérêt à vérifier certains détails importants concernant l’agence. Ces détails en question éclaireront l’entreprise sur la faisabilité de la collaboration. Parmi les points à vérifier il y a :
- son niveau d’expertise,
- son expérience dans le domaine,
- son équipement et ses infrastructures,
- sa maîtrise des stratégies et des technologies de dernière génération,
- sa disponibilité aux échanges au cours de la collaboration,
- son degré d’attention par rapport au plan d’action présenté par l’entreprise.
D’autres points pourront tout à fait être soulevés lors de la sélection du prestataire en externalisation d’accueil téléphonique. Les responsables de la firme ne devront surtout pas négliger cette étape. Engager la première agence venue n’est pas la meilleure façon d’établir une collaboration fructueuse et par conséquent l’obtention d’un service d’accueil téléphonique de qualité.
